Welche Abläufe sich in einem KMU automatisieren lassen, und welche nicht

Die meisten Betriebe wissen nicht, wie viel Zeit sie mit Kopieren, Abtippen und Nachfragen verlieren. Wenn wir es in der Analyse zählen, sind es fast immer mehr Stunden, als die Geschäftsleitung geschätzt hat.

Die sieben häufigsten Zeitfresser

1. Offerte schreiben. Positionen aus der Preisliste suchen, in die Vorlage kopieren, Kunde einsetzen, PDF erzeugen, per Mail senden. 20 bis 40 Minuten pro Offerte.
2. Rechnung stellen. Rapport lesen, Stunden zusammenzählen, Rechnung erstellen, in die Buchhaltung übertragen. 15 Minuten pro Rechnung, und Fehler bei jeder zehnten.
3. Daten doppelt erfassen. Der Auftrag steht im Mail, dann im Kalender, dann im Excel, dann im ERP. Jedes Mal von Hand.
4. Mails weiterleiten. Anfragen über das Kontaktformular, Bestellungen, Bewerbungen. Jemand liest, sortiert und leitet weiter.
5. Berichte zusammenstellen. Monatsauswertung aus drei Systemen in eine Excel-Tabelle, jeden Monat gleich.
6. Termine koordinieren. Drei Mails hin und her für einen Termin.
7. Dokumente ablegen. Rechnungen von Lieferanten benennen, in den richtigen Ordner ziehen, in der Buchhaltung erfassen.

Was sich automatisieren lässt

Die Faustregel: Ein Ablauf eignet sich, wenn er regelmässig vorkommt, nach festen Regeln läuft und mehr als ein System berührt. Alle sieben Punkte oben erfüllen das.

Offerten entstehen aus einem Formular, in dem Sie nur noch Kunde und Positionen wählen. Rechnungen werden aus den Rapporten erzeugt und direkt in die Buchhaltung gebucht. Ein Auftrag wird einmal erfasst und erscheint überall. Formularanfragen landen vorsortiert bei der richtigen Person. Der Monatsbericht kommt am Ersten automatisch per Mail. Termine bucht der Kunde selbst in freie Zeitfenster. Lieferantenrechnungen werden ausgelesen, benannt, abgelegt und zur Freigabe vorgelegt.

Für die beiden letzten Punkte kommt oft künstliche Intelligenz zum Einsatz, die Texte und Dokumente versteht. Das funktioniert heute zuverlässig, wenn es sauber aufgesetzt und geprüft wird. Wichtig dabei: Die Modelle laufen bei uns auf Schweizer Servern, Ihre Dokumente verlassen das Land nicht.

Was Sie nicht automatisieren sollten

• Ausnahmen. Der Sonderfall, der einmal im Quartal vorkommt, kostet in der Automatisierung mehr, als er spart. Automatisieren Sie den Normalfall und lassen Sie den Sonderfall beim Menschen.
• Kundengespräche. Ein Chatbot vor dem Telefon verliert Kunden. Automatisieren Sie das, was nach dem Gespräch passiert, nicht das Gespräch.
• Entscheide. Die Software bereitet vor, der Mensch entscheidet. Eine Freigabe per Klick ist schnell und hält die Verantwortung dort, wo sie hingehört.

So gehen wir vor

Zuerst zählen wir. Eine Woche lang notiert das Team, welche Arbeit wie oft und wie lange vorkommt. Daraus entsteht eine Liste, sortiert nach gesparten Stunden pro Franken Aufwand. Die ersten zwei oder drei Punkte werden umgesetzt, in zwei bis vier Wochen. Danach schauen wir, ob die Rechnung aufgeht, und erst dann kommt der nächste Punkt. Kein Grossprojekt, keine Umstellung des ganzen Betriebs.

Wenn Sie wissen wollen, wo bei Ihnen die Stunden stecken, ist die Analyse der wiederkehrenden Abläufe der erste Schritt.

Häufige Fragen dazu

Was kostet eine Automatisierung?

Eine einzelne Automatisierung, etwa Rechnungen aus dem ERP automatisch in die Buchhaltung, kostet in der Regel CHF 2'000 bis 6'000. Sie spart typischerweise zwei bis fünf Stunden pro Woche. Die Amortisation liegt damit meist unter einem Jahr.

Brauche ich dafür neue Software?

Meist nicht. Automatisierung verbindet die Systeme, die Sie schon haben. Nur wenn ein System keine Schnittstelle hat, muss es ersetzt oder umgangen werden.

Was ist mit Werkzeugen wie Zapier oder Make?

Sie funktionieren, aber die Daten laufen über US-Server. Für Kundendaten ist das ein Datenschutzthema. Wir setzen auf selbst gehostete Werkzeuge wie n8n auf Schweizer Servern, mit denselben Möglichkeiten.