Standardsoftware oder Eigenentwicklung. Wie Sie entscheiden

Die Frage stellt sich meistens dann, wenn die alte Lösung am Ende ist: das Excel, das niemand mehr versteht, oder die Software, deren Hersteller nicht mehr antwortet. Beide Wege haben ihren Platz. Falsch ist nur, die Frage nach dem Bauchgefühl zu entscheiden.

Wann Standardsoftware richtig ist

Für alles, was in Ihrem Betrieb so läuft wie in tausend anderen: Buchhaltung, Lohn, Mail, Kalender, Dokumentenablage, Zeiterfassung. Diese Prozesse sind kein Wettbewerbsvorteil. Hier kaufen Sie das Produkt, das die Branche nutzt, und passen Ihren Ablauf daran an. Das ist billiger und sicherer als jede Eigenentwicklung.

Standardsoftware ist auch richtig, wenn Sie schnell starten müssen, wenig Budget haben oder Ihr Prozess sich noch verändert.

Wann Eigenentwicklung richtig ist

Für das, was Sie besonders macht. Der Konfigurator, mit dem Ihre Kunden ihr Produkt zusammenstellen. Die Planung, die Ihre Monteure effizienter macht als die Konkurrenz. Das Portal, über das Ihre Geschäftskunden bestellen. Wenn Sie hier Standardsoftware nehmen, machen Sie es wie alle, und verlieren den Vorsprung.

Eigenentwicklung ist auch richtig, wenn Standardsoftware nur mit Verbiegungen passt. Sobald ein Berater sagt «das lösen wir mit einem Workaround», wissen Sie, dass die Lösung nicht passt.

Die Rechnung über fünf Jahre

Standardsoftware kostet pro Nutzer und Monat. Bei 20 Nutzern und CHF 40 pro Monat sind das CHF 48’000 in fünf Jahren, plus Einführung, plus die Zusatzmodule, die immer dazukommen. Eigenentwicklung kostet einmal, dann Betrieb und Wartung. Eine Fachanwendung für CHF 40’000 plus CHF 200 pro Monat kostet in fünf Jahren CHF 52’000, und danach fast nichts mehr, während die Lizenzen weiterlaufen. Der Unterschied ist kleiner, als die meisten denken, und kippt nach dem fünften Jahr zugunsten der Eigenentwicklung.

Das gilt nur, wenn die Eigenentwicklung sauber gebaut ist. Eine schlecht gebaute Anwendung kostet nach drei Jahren mehr als jede Lizenz.

Die sechs Fragen, die entscheiden

1. Ist dieser Prozess Teil dessen, womit wir Geld verdienen, oder nur Verwaltung?
2. Gibt es eine Standardlösung, die den Prozess ohne Workarounds abbildet?
3. Wie viele Nutzer haben wir in fünf Jahren, und was kosten die Lizenzen dann?
4. Welche Systeme müssen angebunden werden, und können beide Wege das?
5. Wer betreibt und wartet die Lösung, und was passiert, wenn diese Person geht?
6. Gehören uns die Daten und der Code, und kommen wir jederzeit raus?

Unser Vorgehen

Wir sind nicht neutral, wir bauen Software. Trotzdem beginnt jede Beratung bei uns mit der Suche nach der Standardlösung, denn eine Eigenentwicklung, die niemand braucht, schadet uns länger, als sie nützt. Erst wenn der Standard nicht passt, entwerfen wir. Wie das abläuft, steht unter IT-Beratung und im Vorgehen.

Häufige Fragen dazu

Was kostet eine Eigenentwicklung?

Eine Fachanwendung für einen klar abgegrenzten Prozess kostet CHF 15'000 bis 60'000. Laufend fallen Hosting und Wartung an, typischerweise CHF 100 bis 400 pro Monat. Keine Lizenzen pro Nutzer.

Bin ich mit Eigenentwicklung vom Entwickler abhängig?

Nur, wenn der Vertrag schlecht ist. Verlangen Sie den Quellcode, eine Dokumentation und gängige Technologien. Dann kann jeder qualifizierte Entwickler übernehmen. Bei uns ist das Standard.

Kann man Standardsoftware anpassen statt neu zu bauen?

Oft ja, über Schnittstellen und Zusatzmodule. Das ist der Mittelweg, den wir zuerst prüfen. Er scheitert, wenn die Anpassungen den Kern der Standardsoftware verbiegen. Dann wird jedes Update zum Risiko.