KI im Betrieb einsetzen, ohne Daten aus der Hand zu geben

In fast jedem Betrieb, den wir besuchen, nutzt jemand bereits KI. Meist privat, mit dem eigenen Konto, für Mails, Übersetzungen oder Zusammenfassungen. Das ist verständlich, weil es hilft. Es ist aber ein Datenschutzproblem, das die Geschäftsleitung oft nicht kennt.

Was tatsächlich passiert

Wer einen Kundenvertrag in ein KI-Werkzeug kopiert, übermittelt Personendaten an einen Anbieter in den USA. Bei kostenlosen Konten dürfen die Eingaben für das Training verwendet werden. Beides ist nach revDSG eine Auslandübermittlung, für die Sie verantwortlich sind, nicht der Mitarbeitende. Bei Verträgen, Gesundheitsdaten, Lohnabrechnungen oder Bewerbungen wird es schnell ernst.

Die drei Wege, KI sauber einzusetzen

Weg 1: Firmenvertrag mit einem grossen Anbieter. Die Geschäftsversionen von OpenAI, Anthropic oder Microsoft schliessen das Training mit Ihren Daten aus und bieten Verträge zur Auftragsverarbeitung. Die Daten bleiben trotzdem im Ausland, meist in den USA oder der EU. Für unkritische Daten in Ordnung, für Kundendaten mit Dokumentationspflicht verbunden.

Weg 2: Modell in der Schweiz. Offene Sprachmodelle laufen heute auf Servern bei Schweizer Anbietern. Ihre Daten bleiben im Land, unter Schweizer Recht, und niemand trainiert damit. Für die Aufgaben im Betriebsalltag sind diese Modelle gleichwertig. Das ist der Weg, den wir empfehlen und selbst einsetzen.

Weg 3: Modell im eigenen Haus. Für Betriebe mit besonders sensiblen Daten, etwa im Gesundheitswesen, kann das Modell auf einem eigenen Server laufen. Aufwändiger, aber vollständig unter Ihrer Kontrolle.

Was KI im Betrieb wirklich gut kann

• Dokumente auslesen: Lieferantenrechnungen, Lieferscheine, Formulare in strukturierte Daten
• Anfragen vorsortieren: Welche Mail ist eine Bestellung, welche eine Reklamation, welche Spam
• Texte entwerfen: Antworten, Offertbegleitschreiben, Stellenausschreibungen, zur Freigabe durch den Menschen
• Zusammenfassen: Sitzungsprotokolle, lange Mailverläufe, Vertragsentwürfe
• Suchen: Fragen an die eigene Dokumentation stellen, statt Ordner zu durchsuchen

Was KI nicht gut kann: Entscheide treffen, Zahlen garantiert richtig rechnen, ohne Kontrolle nach aussen kommunizieren. Deshalb gilt bei uns immer: Die KI bereitet vor, der Mensch gibt frei.

Was Sie regeln müssen

Eine Seite reicht. Welche Werkzeuge sind erlaubt. Welche Daten dürfen eingegeben werden, welche nie. Wer prüft die Ergebnisse. Wie werden KI-Texte gekennzeichnet. Dazu eine Schulung von zwei Stunden, damit das Team weiss, was geht und was nicht. Das ist der Teil, der am meisten bringt und am wenigsten kostet.

So starten wir

Wir schauen zuerst, wo im Betrieb heute schon KI genutzt wird und wo die grössten Zeitgewinne liegen. Dann richten wir ein Modell auf Schweizer Infrastruktur ein, binden es an die ersten zwei Anwendungsfälle an und schulen das Team. In vier bis sechs Wochen ist das produktiv. Mehr dazu unter Automatisierung und Schulung.

Häufige Fragen dazu

Darf mein Team ChatGPT für Kundenmails nutzen?

Mit dem kostenlosen Konto nicht, weil Eingaben zum Training verwendet werden können und Personendaten in die USA gehen. Mit einem Firmenvertrag und deaktiviertem Training ist es datenschutzrechtlich vertretbar, aber Sie brauchen eine Regelung, was eingegeben werden darf. Sauberer ist ein Modell auf Schweizer Infrastruktur.

Sind Schweizer KI-Modelle schlechter?

Für die meisten Aufgaben im Betrieb, wie Zusammenfassen, Auslesen, Sortieren, Formulieren, sind offene Modelle auf Schweizer Servern gleichwertig. Für die absolute Spitze bei komplexem Denken haben die grossen US-Anbieter noch Vorsprung. Den braucht im Alltag kaum ein KMU.

Was kostet ein eigenes KI-System?

Ein Modell auf einem Schweizer Server für ein Team von 10 bis 50 Personen kostet CHF 150 bis 500 pro Monat im Betrieb. Die Einrichtung mit Anbindung an Ihre Dokumente und Schulung liegt bei CHF 5'000 bis 15'000, je nach Umfang.